Recientemente, el término oficina en casa y oficina portátil ha rondado la mente de los empleados y empleadores, y quién no quiere evitar el estrés diario del tráfico, levantarse por la mañana en paz, desayunar en su propio jardín o en el balcón y consultar los últimos correos a la vez y así prepararte para una jornada laboral en casa o donde sea.
El trabajo móvil se basa en una cultura corporativa abierta
Si permites la oficina portátil, te ves obligado a ceder el control. Das el paso hacia una cultura de confianza. Pero es precisamente esta cultura de confianza la que constituye el requisito previo para formas de trabajo más eficientes y la base para una nueva visión del trabajo:
«No importa dónde estés, puedes trabajar en todas partes de la misma manera».
Oficina portátil: empleados en la oficina en casa
Los empleados no deberían tener mala conciencia porque no trabajan en la oficina. Si puedes hacer que tu trabajo diario sea más eficiente y, por ejemplo, evitar viajes largos, tú como empresa te beneficiarás doblemente: tus empleados tendrán más tiempo para tareas importantes y estarán más equilibrados al mismo tiempo.
El trabajo móvil necesita reglas claras
Para que la oficina portátil funcione en tu empresa, debes establecer reglas de juego claras. Porque si permites el trabajo móvil, surgirán muchas preguntas nuevas que pueden no haber sido relevantes antes.
- ¿Qué canales de comunicación utilizamos en qué situaciones?
- ¿Qué tiempos de respuesta podemos esperar?
- ¿Hay reuniones que requieren una presencia local?
- ¿Cuáles son nuestros rituales comunes que vivimos juntos (por ejemplo, reunión en línea de registro)?
Puedes definir tales reglas, por ejemplo, en las regulaciones de la oficina en casa o en las regulaciones para trabajar desde cualquier lugar en una oficina portátil. Pero ten cuidado, también puedes cortarte en carne propia con esto: sin las reglas justas, la oficina en casa está condenada al fracaso.
Un código de conducta digital te ayuda a establecer acuerdos claros con respecto a la comunicación y la cooperación en la empresa.
Pero tenga cuidado: un código de conducta digital no es algo que puedas copiar 1:1 de otra empresa. Un código de conducta digital solo es efectivo si lo desarrollas junto con tus empleados, por ejemplo, durante un taller.
Por un lado, ya puedes recoger el compromiso de tu gente y, por otro lado, incorporar nuevos insumos desde un punto de vista diferente. Aumenta el potencial de éxito de tus «reglas del juego».
¿Por qué trabajar con plataformas digitales?
El trabajo orientado a la plataforma es esencial porque es la única forma en que toda la información está disponible en un solo lugar para todo el equipo, sin importar dónde te encuentres. Esta es la única forma de habilitar la oficina portátil sin trabajo adicional.
Plataformas digitales como Microsoft Teams, facilita la colaboración. Pero solo si todos los empleados las mantienen adecuadamente y las usan de manera consistente.
La idea de la oficina en casa tiene más de 30 años y se propaga más o menos una y otra vez
Esto ya forma parte del día a día, especialmente para el personal de campo: Antes de la era digital con carpetas publicitarias, libretas de pedidos y lápices, hoy armados con smartphones y portátiles, se concertan citas con clientes y se suelen reservar contratos y servicios directamente y sin rodeos, en menos almacenados localmente, para que luego pueda procesar los datos en la oficina. La ubicación ya no es relevante aquí, siempre que la infraestructura esté en su lugar.
Los requisitos técnicos y personales ideales para un trabajo razonable y efectivo pueden ser los siguientes:
- 1. Dispositivos pequeños, livianos y potentes con una batería de alta capacidad.
- 2. La operación más simple posible y procesos de trabajo generalmente comprensibles para la tecnología utilizada.
- 3. Acceso a Internet o a la red de la empresa a una velocidad aceptable.
- 4. Técnicas de encriptación segura.
- 5. Trabajo disciplinado y responsable.
- 6. Líneas de comunicación cortas y directas.
Por lo tanto, no es suficiente proporcionarle a un empleado una computadora portátil y un teléfono inteligente y capacitarlo sobre cómo usarlo una y otra vez. A menudo falla debido a cosas muy generales sobre las que el empleador no tiene control.
También hay situaciones en las que trabajar a distancia o tener una oficina portátil sería contraproducente. Por lo tanto, es importante sopesar si y hasta dónde se quiere llegar aquí.
Dispositivos pequeños, ligeros y potentes con gran capacidad de batería
Los dispositivos han sido y son cada vez más pequeños y potentes. Esto debe verse como algo positivo siempre que la miniaturización no se exceda. A más tardar cuando necesites una lupa para leer el anuncio o esté completamente sobrecargado de información, surgen situaciones estresantes, que debes evitar en la medida de lo posible.
Las teclas que son demasiado pequeñas también son bastante subóptimas y conducen rápidamente a la frustración. Por lo tanto, es recomendable, especialmente cuando se trabaja en una oficina portátil, prestar atención a un monitor de dimensiones razonables y correspondientemente generosas, así como a un teclado y un mouse estándar normales.
Se debe prestar especial atención a la fuente de energía del dispositivo, la batería. Estos a menudo se instalan de forma permanente. Al final del ciclo de vida o incluso falla prematura, el dispositivo suele ser un desecho electrónico.
Definitivamente es importante prestar atención a la sostenibilidad y que la batería se pueda reemplazar sin ningún problema. La capacidad de la batería también debe dimensionarse de tal manera que pueda pasar al menos un día de trabajo sin problemas y recarga.
La Ley de Murphy establece que la batería se agota cuando más la necesitas o cuando no has guardado tu trabajo.
La operación más simple posible y procesos de trabajo generalmente comprensibles para la tecnología utilizada
Cuanto más complicado es algo, menos se acepta. Esta es una regla de aplicación general y, por lo tanto, el asunto debe ser lo más fácil de manejar posible manteniendo un alto estándar de seguridad, o al menos los pasos necesarios deben documentarse de manera clara y comprensible para que todos los empleados los entiendan y puedan implementarlos.
La capacitación repetida también es útil, en la que se enseña a los empleados cómo usar el artículo, qué está permitido, qué está prohibido y qué peligros deben tener en cuenta. Esta es la única forma en que se puede hacer el trabajo de forma segura desde una oficina portátil.
Mantener todo bajo control para no perderlo
Cuando procesos simples como el correo electrónico, la edición de documentos o hojas de cálculo, la investigación en bases de datos terminan en un revoltijo de comandos crípticos, contraseñas, autorizaciones de acceso y mensajes de error, cuando antes de empezar a trabajar primero hay que conectar un kit de dispositivos de alta tecnología con cables de colores con todo tipo de enchufes y enchufes, entonces la voluntad de trabajar se rompe muy rápidamente.
Tenga siempre en cuenta que la mayoría de los usuarios no son expertos en tecnología y, sobre todo, no son expertos en TI que no pueden establecer fácilmente una conexión Bluetooth o WLAN para conectarse en línea, y mucho menos acceder a un servidor para conectarse de forma remota.
Es absolutamente necesario tomar a estas personas de la mano y, si es necesario, presentárselas en instrucciones individuales. Igualmente importante es el soporte técnico rápido y confiable, que es consciente de su responsabilidad.
Acceso a Internet o a la red de la empresa a una velocidad aceptable
Si bien el Internet «rápido» ahora debería ser omnipresente, ya que se propagó una y otra vez hace bastante tiempo, estos objetivos en 2020 de hace 20 años de ninguna manera se han logrado en todos los ámbitos.
Como resultado, muchos lugares oficina portátil son simplemente imposibles desde un punto de vista técnico, ya que simplemente falta ancho de banda o incluso opciones de acceso, incluidos los teléfonos (móviles).
Las redes de datos ciertamente se han vuelto más densas, rápidas y estables y ahora son posibles anchos de banda de hasta 100 Mbit/seg, pero no en todos los ámbitos. Cambiar a conexiones inalámbricas como LTE como solución de respaldo también puede fallar.
En este sentido, un ancho de banda correspondiente es esencial para trabajar de forma razonable y sin estrés en una oficina portátil. Es fundamental vigilar ambas velocidades, es decir, la descarga y la carga. Cuando trabaja desde casa, no ayuda mucho si tiene anchos de banda de descarga de más de 100 Mbit/seg, pero solo cargas lentas de 5 Mbit/seg o incluso menos.
A diferencia del uso doméstico habitual de la conexión de datos, que se traduce en un número significativamente mayor de descargas, esto se equilibra más o menos con el trabajo móvil en la red de la empresa.
Esto se puede remediar con soluciones que reducen significativamente el ancho de banda requerido para el trabajo, como servicios en la nube, servicios de servidor de terminal y conexiones de escritorio remoto. Esto reduce la transferencia de datos a puro control y datos de imagen.
Para ello, sin embargo, se debe proporcionar una infraestructura adecuada en las propias empresas, que también se debe cuidar en consecuencia. También se requiere un ancho de banda mínimo en cualquier caso.
Técnicas de encriptación segura
Una vez que puedas conectarte a Internet, el siguiente paso es transferir datos de forma segura. Los ladrones de datos acechan en todos los rincones de Internet y utilizan datos confidenciales para llevar a cabo sus negocios turbios o simplemente enviar publicidad a su propia bandeja de entrada de correo electrónico.
Por lo tanto, es esencial una tecnología de encriptación simple y, sobre todo, segura de usar, y cualquiera que piense o planee trabajar en una oficina portátil debe al menos informarse sobre esto y continuar su educación.
Esto es especialmente cierto para aquellos que ofrecen esto a sus empleados, porque no puede ser el trabajo del empleado pensar en ello. Sin embargo, el empleado debe asegurarse que dicha tecnología también se utilice sin lagunas y no se eluda por conveniencia.
Sería y es una negligencia grave utilizar contraseñas menos seguras o guardar estos y otros datos de
Trabajo disciplinado y responsable
Trabajar en una oficina portátil generalmente se evalúa de manera diferente que trabajar en la oficina, directamente en el entorno de trabajo y con los colegas de al lado, se mantiene en un flujo constante y puede concentrarse en su trabajo.
En el hogar, sin embargo, surgen situaciones dinámicas que realmente diezman este flujo, como los niños, los vecinos, los servicios postales y de paquetería. Por no hablar de las tareas domésticas como lavar la ropa, cocinar, limpiar, ordenar y hacer las compras.
Por supuesto, todas estas tareas domésticas cotidianas distraen mucho del trabajo real de la empresa y esto es exactamente lo que debe reflexionarse una y otra vez. Sin una división y priorización sólidas, la oficina en casa no es adecuada para algunos. Ciertamente también puede ser una bendición para algunos.
Otro problema es la comunicación directa con los compañeros
Debido a la distancia, no es posible discutir preguntas directas con prontitud. Por supuesto está el correo electrónico y el teléfono y en ambos casos puede haber cierta latencia entre pregunta y respuesta.
Sin embargo, no es realmente comparable. También es algo diferente cuando te comunicas a través de tu línea telefónica privada que cuando puedes utilizar la conexión de empresa. Esto a veces puede ser crítico, especialmente cuando se trata de clientes que deben ser atendidos.
Esto a menudo se pasa por alto y no solo en cualquier lugar, todos los proveedores de telecomunicaciones tienen la misma calidad de red. La mala calidad de la conexión o las repetidas caídas de llamadas no deberían ser el caso en el sector comercial.
